L’attività di audit periodico è una delle funzioni chiave dell’Organismo di Vigilanza (OdV) previsto dal D.lgs. 231/01. Tra le tecniche più utilizzate per raccogliere evidenze, vi sono le interviste ai responsabili di funzione: momenti delicati, che richiedono competenza, metodo e attenzione. Tuttavia, anche OdV esperti possono commettere errori che minano l’efficacia del controllo e la percezione stessa dell’attività di vigilanza.
In questo articolo analizziamo 5 errori da evitare assolutamente durante le interviste ai responsabili aziendali.
1. Improvvisare le domande
Uno degli errori più comuni è condurre l’intervista in modo informale o senza una traccia strutturata. Questo approccio porta a colloqui dispersivi, poco focalizzati e difficilmente documentabili.
Come evitarlo:
Predisporre una check list specifica per ogni funzione intervistata, collegando le domande ai rischi reato rilevanti e alle misure di controllo previste nel Modello 231. Questo permette di ottenere risposte più coerenti e confrontabili nel tempo.
2. Confondere l’intervista con un controllo “ispettivo”
L’intervista non è (solo) uno strumento di verifica, ma anche di ascolto. Se il responsabile percepisce l’intervista come un interrogatorio, potrebbe irrigidirsi, fornire risposte difensive o reticenti.
Come evitarlo:
Adottare uno stile comunicativo collaborativo. Chiarire che l’obiettivo non è individuare errori individuali, ma comprendere se il sistema di prevenzione funziona davvero nella pratica.
3. Ignorare la cultura aziendale e il linguaggio del reparto
Ogni funzione aziendale ha il proprio linguaggio tecnico e le proprie dinamiche operative. Porre domande in gergo “giuridico” o troppo astratto può creare confusione o fraintendimenti.
Come evitarlo:
Tradurre i concetti del Modello 231 nel linguaggio del reparto. Ad esempio, parlare di “procedure operative” o “prassi consolidate” anziché di “misure organizzative ex art. 6 D.lgs. 231/01”.
4. Trascurare l’analisi delle risposte non verbali e del contesto
Concentrarsi solo sulle risposte verbali rischia di far perdere segnali importanti: esitazioni, risposte vaghe, atteggiamenti difensivi, ambienti di lavoro disorganizzati.
Come evitarlo:
Durante l’intervista, osservare anche ciò che “non viene detto”. Segnalare nel report eventuali criticità indirette, anche solo indizi, che meritano approfondimento o azioni correttive.
5. Non restituire mai un feedback all’intervistato
Un errore frequente è considerare l’intervista una mera raccolta di informazioni, senza chiudere il cerchio con un minimo di restituzione.
Come evitarlo:
A fine colloquio, ringraziare e condividere (anche sinteticamente) alcune evidenze emerse o suggerimenti per migliorare. Questo rafforza la percezione dell’OdV come interlocutore utile e competente.