Conferma degli obblighi del D.Lgs. 24/2023
Le linee guida ANAC 2025 chiariscono in modo uniforme come attuare gli obblighi sui canali interni di segnalazione, rafforzando il sistema di whistleblowing.

Gestore del canale: figura centrale e autonoma
Ogni ente deve nominare un gestore del canale interno, interno o esterno, dotato di autonomia, competenze adeguate e protezione da interferenze e conflitti di interesse.

Tempi certi di risposta

• Avviso di ricezione della segnalazione entro 7 giorni

• Riscontro al segnalante entro 3 mesi (termine non perentorio, ma con obbligo di comunicazione e dialogo)

Accessibilità del canale di segnalazione
Il canale deve essere accessibile a dipendenti e soggetti esterni legittimati, sia in forma scritta sia orale.

Strumenti ammessi per le segnalazioni

• Preferite piattaforme informatiche sicure

• Ammesse soluzioni alternative (es. busta chiusa, protocolli riservati) per enti piccoli

• Canali orali: linea telefonica, messaggistica vocale, incontri su richiesta, con adeguata documentazione

Uso dell’email: forti cautele
L’email è ritenuta generalmente inadeguata per i rischi di tracciabilità e log; può essere usata solo con misure tecniche rigorose. Particolare attenzione ai file allegati che possono rivelare l’identità.

Tutela della riservatezza: pilastro del sistema
Protezione dell’identità del segnalante e degli altri interessati tramite:

• Cifratura e separazione dei dati

• Accessi limitati

• Accordi chiari nei contesti di gruppo e nei canali condivisi

• Attenzione ai profili privacy

Divieto di ritorsione
Vietati comportamenti ritorsivi, anche indiretti o successivi alla segnalazione. Gli enti devono vigilare soprattutto sulle decisioni organizzative e disciplinari.

Gestione e conservazione della documentazione

• Tenuta di un fascicolo per ogni segnalazione

• Tracciabilità di verifiche, scambi e decisioni

• Cancellazione della documentazione entro 5 anni dall’esito finale (salvo obblighi di legge)

Esiti dell’istruttoria
Possibili esiti: archiviazione, adeguamento delle procedure, trasmissione agli uffici competenti o alle autorità. Il gestore non decide sulle responsabilità individuali.

Formazione obbligatoria
Formazione periodica:

• Approfondita per chi gestisce i canali

• Informativa per il resto del personale, con indicazioni chiare su canali e tutele

Un solo canale interno consigliato
ANAC invita a evitare duplicazioni: meglio un canale unico ben presidiato. Nei gruppi, piattaforma condivisa solo se sotto i 249 dipendenti; altrimenti gestori esterni.

Principio di proporzionalità
Le linee guida invitano a evitare automatismi eccessivi e appesantimenti burocratici, puntando su soluzioni coerenti, semplici ed efficaci.

Approccio pragmatico alla gestione
Meglio:

• Una descrizione chiara dei fatti piuttosto che “prove complete” immediate

• Un unico punto di ingresso per le segnalazioni

• Tempi di gestione ragionevoli e archiviazione progressiva

Valutazione complessiva
Le linee guida sono considerate chiare e orientate alla semplificazione, con l’obiettivo di rendere il whistleblowing uno strumento di tutela effettiva, senza eccessi formali.