La costruzione o l’aggiornamento di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (MOGC) ai sensi del D.Lgs. 231/01 poggia su una solida valutazione dei rischi reato. Per i consulenti 231, questa fase è la spina dorsale dell’intero progetto, richiedendo non solo competenza normativa, ma anche una profonda capacità di analisi dei processi aziendali. Nelle aziende di servizi, dove l’attività è spesso meno tangibile e più focalizzata sulle procedure, sulle decisioni e sulle interazioni con terzi, le interviste ai responsabili di funzione assumono un’importanza cruciale.

Kit 231 VERS. 2025 – suite software per realizzare e gestire il modello 231

1. Il Ruolo Strategico delle Interviste

L’obiettivo primario dell’intervista 231 è duplice:

1. Mappatura dei Processi Critici: Identificare le attività aziendali in cui, per natura, finalità o modalità di esecuzione, potrebbero annidarsi i reati presupposto della 231 (es. frodi, reati ambientali, corruzione, etc.).
2. Valutazione del Sistema di Controllo Esistente: Verificare l’adeguatezza e l’efficacia dei protocolli, delle procedure e dei presidi di controllo già in essere rispetto ai rischi identificati.

Nelle aziende di servizi, la criticità spesso non risiede nella produzione fisica, ma in processi come la gestione degli appalti, la fatturazione, la negoziazione contrattuale, o la gestione dei dati sensibili. Intervistare i Responsabili delle Funzioni (Commerciale, Amministrazione, Acquisti, IT, Legale) è l’unico modo per comprendere la reale operatività e le deviazioni dalla procedura standard, spesso fonte di rischio.

2. La Metodologia di Intervista: Preparazione e Svolgimento

Per un consulente 231, l’intervista non deve essere un interrogatorio, ma un dialogo strutturato volto a ricostruire il flusso operativo.

Preparazione

1. Identificazione del Target: Selezionare i responsabili di funzione esposti al rischio reato, in base alla mappatura preliminare e al settore specifico (es. il responsabile degli Acquisti è cruciale per il rischio corruzione).
2. Agenda Dettagliata: Predisporre una scaletta che tocchi i processi chiave della funzione, focalizzandosi sui punti di contatto con la potenziale commissione di reato (es. autorizzazioni di spesa, selezione dei fornitori, gestione delle non conformità).

Svolgimento

1. Approccio Strutturato: Mantenere un focus sui processi aziendali e non sulle persone. La domanda chiave è “Come si fa X?” e non “Lei fa Y?”.
2. Analisi per Aree di Rischio: Collegare le attività operative ai gruppi di reato presupposto. Ad esempio: l’attività di sponsorizzazione con il rischio di corruzione o il trattamento dei dati con i reati informatici/privacy.
3. Verifica dei Controlli: Per ogni attività critica, domandare: “Quali sono i controlli esistenti (firma congiunta, segregazione dei compiti, budget)?” e “Vengono sempre applicati?”. Le non conformità nascono spesso dalla disapplicazione dei presidi.

3. L’Ottimizzazione con il Software Interviste231

Interviste 231

Per gestire la complessità e la mole di dati derivanti dalle interviste, l’utilizzo di strumenti dedicati è fondamentale. Il Kit 231 offre in questo senso un supporto essenziale con il software Interviste231.

Interviste231 è progettato per trasformare la fase di intervista in una valutazione del rischio rapida e completa, indirizzata specificamente ai responsabili di funzione. Le sue funzionalità chiave sono:

• Valutazione Rapida e Completa: Permette di registrare le risposte e le evidenze documentali in modo strutturato, garantendo che nessun aspetto cruciale venga tralasciato.
• Azione Correttive Automatiche: Sulla base delle non conformità e delle lacune di controllo emerse durante l’intervista, il software è in grado di suggerire le azioni correttive più appropriate da attivare per sanare il rischio.
• Livello di Rischio Automatizzato: Il sistema elabora i dati raccolti per fornire un livello di rischio oggettivo e quantificabile relativo alla funzione analizzata, un dato essenziale per l’attività dell’Organismo di Vigilanza (OdV).

Il Vantaggio della “Parte Speciale” Aggiornata

Il punto di forza di Interviste231 è l’integrazione della Parte Speciale – un documento in formato PDF di oltre 60 pagine. Questo strumento è un vademecum essenziale per il consulente 231 perché:

Nella Parte Speciale sono riportate, per ogni gruppo di reati presupposto del D.Lgs 231/01, esempi di domande specifiche da utilizzare per la mappatura dei rischi reato.

Queste domande sono state pensate per supportare la valutazione dei processi e l’individuazione delle aree di potenziale esposizione ai reati. Ad esempio, per la corruzione, le domande potrebbero riguardare i processi di selezione dei consulenti o la gestione dei regali e delle liberalità.

Il consulente è chiamato a utilizzare questo database di domande come punto di partenza, integrandole con ulteriori dettagli basati sul settore specifico dell’azienda di servizi e sulle sue peculiarità operative (es. specificità legate a contratti pubblici o servizi finanziari).

La finalità ultima delle domande, supportate dal software, è quella di identificare i punti critici nei processi aziendali e, di conseguenza, predisporre un sistema di prevenzione efficace e sostenibile ai sensi del Modello 231.

Per il consulente 231, l’intervista per la valutazione dei rischi è l’arte di tradurre la norma in realtà aziendale. Nelle aziende di servizi, dove i rischi sono spesso “intangibili” e legati a procedure decisionali, la combinazione di una metodologia di intervista rigorosa e l’efficacia di un software come Interviste231 – con la sua Parte Speciale – garantisce una mappatura del rischio esaustiva e misurabile, ponendo le basi per un MOGC robusto e davvero efficace.